Często multitasking, czyli wielozadaniowość powoduje, że ludzie myślą, że osiągają więcej. Prawda jest taka, że wielozadaniowość i przełączanie zadań może mieć szkodliwy wpływ na produktywność .
Kiedy przeskakujemy z zadania na zadanie, tak naprawdę nie robimy więcej. W rzeczywistości zmuszamy nasze mózgi do ciągłej zmiany biegów, cięższej pracy, aby robić rzeczy na niższym poziomie jakości i wyczerpując nasze rezerwy mentalne.
Wielozadaniowość wykonujemy na wiele sposobów, ale niezależnie od formy koszt przełączania kontekstu i przełączania zadań jest wysoki. Dla większości z nas nierealne jest całkowite wyeliminowanie potworów związanych z wielozadaniowością i przełączaniem zadań. Ale dzięki lepszemu zrozumieniu, w jaki sposób wpływa to na naszą produktywność (i które typy osobowości są najbardziej podatne), możemy zmniejszyć spadek produktywności związany ze zmianą kontekstu.
Mit multitaskingu
Szacuje się, że tylko 2% populacji jest rzeczywiście biegła w wielozadaniowości . Jak na ironię, ci ludzie są najmniej skłonni do wielozadaniowości. Problem polega na tym, że wszyscy myślimy, że należymy do tych 2% i wykorzystujemy nasze postrzegane zdolności jako usprawiedliwienie żonglowania zbyt wieloma zadaniami. W rzeczywistości badania wskazują, że osoby, które najczęściej wykonują wiele zadań jednocześnie, prawdopodobnie są w tym najgorsze.
Postrzeganie zdolności do wielozadaniowości okazało się mocno zawyżone; w rzeczywistości większość uczestników oceniła siebie jako ponadprzeciętnych pod względem zdolności do wielozadaniowości. Szacunki te miały niewielkie podstawy w rzeczywistości, ponieważ postrzegana zdolność do wielozadaniowości nie była istotnie skorelowana z rzeczywistą zdolność do wielozadaniowości”
Mówiąc najprościej, nie zakładaj, że należysz do tych 2%, które potrafią z powodzeniem wykonywać wiele zadań jednocześnie.
3 rodzaje wielozadaniowości
Wysyłanie SMS-ów podczas jazdy to wielozadaniowość, która przyciąga uwagę mediów. Ten rodzaj podwójnego podziału uwagi to tylko jeden ze sposobów, w jaki próbujemy skierować nasze mózgi w wielu kierunkach jednocześnie.
Istnieją trzy rodzaje wielozadaniowości:
Wykonywanie dwóch zadań jednocześnie. Obejmuje to rozmawianie przez telefon podczas jazdy lub odpowiadanie na e-maile podczas webinaru.
Przechodzenie z jednego zadania do drugiego bez ukończenia pierwszego zadania. Wszyscy byliśmy w trakcie skoncentrowanej pracy, gdy pilne zadanie wymagało naszej uwagi; jest to jeden z najbardziej frustrujących rodzajów wielozadaniowości i często najtrudniejszy do uniknięcia.
Wykonywanie dwóch lub więcej zadań w krótkim odstępie czasu. Prawie w ogóle nie wygląda to na wielozadaniowość, ale nasze umysły potrzebują czasu, aby zmienić biegi, aby działały wydajnie.
Żeby było jasne, żaden z nich nie jest koniecznie gorszy od innych. Wszystkie trzy zmniejszają naszą efektywność i mogą skutkować zmęczeniem psychicznym. Uważaj na wszystkie trzy rodzaje wielozadaniowości, aby odzyskać kontrolę nad skupieniem.
Co to jest przełączanie kontekstu?
Przełączanie kontekstu ma miejsce, gdy jednocześnie angażujesz się w dwie złożone czynności. Może się to również zdarzyć, gdy jesteś rozproszony przez kogoś innego lub gdy przerywasz własną pracę, aby skupić się na innym zadaniu.
Jest mało prawdopodobne, aby większość z nas osiągnęła głęboką koncentrację podczas ciągłego przełączania się z jednego rodzaju zadania na inny. Aby optymalnie wykonać trudne zadanie, musisz osiągnąć stan przepływu , w którym poświęcasz całą swoją uwagę jednej czynności . Badania wykazały, że osiągnięcie tego stanu zajmuje około 15 minut nieprzerwanej pracy nad zadaniem.
Właśnie dlatego przełączanie kontekstu może uniemożliwić osiągnięcie prawdziwej wydajności. Zmniejsza koncentrację i obniża jakość ogólnej pracy, uniemożliwiając osiągnięcie optymalnego stanu skupienia.
Jaki jest koszt przełączania kontekstu?
Większość ludzi żongluje wieloma projektami na co dzień. Dzieje się tak, ponieważ wielozadaniowość jest uważana za cenną umiejętność. Jednak im większą liczbą zadań zajmujesz się jednocześnie, tym większym problemem może być utrata produktywności przy zmianie kontekstu.
Wznowienie zadania po przerwaniu może zająć ponad 25 minut . To dlatego, że rozproszenia aktywnie psują twoją zdolność koncentracji. Oczywiście nie możesz wykonywać swojej pracy najlepiej, gdy twój umysł jest rozproszony po 10 aplikacjach, 12 toczących się rozmowach i liście rzeczy do zrobienia, która jest długa na milę.
Chociaż bezpośredni koszt zmiany kontekstu może wydawać się niewielki, ogólny wpływ na koncentrację może być przytłaczający.
Czy istnieje różnica między przełączaniem kontekstu a przełączaniem zadań?
W najczystszej postaci przełączanie zadań polega na przeniesieniu uwagi z jednego zadania na drugie i jest spowodowane przerwami w przepływie pracy. Tymczasem przełączanie kontekstu polega na przeskakiwaniu między różnymi, niepowiązanymi ze sobą zadaniami.
Zarówno przełączanie kontekstu, jak i przełączanie zadań odwracają twoją produktywność, wymagając niepotrzebnego napinania umysłu. Ważne jest, aby unikać ich obu, eliminować czynniki rozpraszające uwagę i skupiać się na jednym zadaniu naraz.
Identyfikuj i segmentuj złożone zadania
Dowiedz się, które z twoich zwykłych zadań są najbardziej skomplikowane. Zajmij się tymi złożonymi zadaniami, tworząc dla nich wolny od zakłóceń czas i przestrzeń. Dotyczy to również pracy nad nowymi rzeczami.
Zaoszczędź sobie mnóstwo czasu (i mocy umysłowej), wprowadzając laserowy sposób myślenia podczas najbardziej skomplikowanych zadań i zajmując się jednym po drugim. Oprogramowanie do śledzenia czasu projektu pomoże Ci oszacować, ile czasu zajmują niektóre zadania.
Zaplanuj wspólnie podobne zadania
Problem z przełączaniem zadań polega na tym, że ponosisz znaczne koszty produktywności, a zysk jest niewielki lub żaden. Kiedy następuje natychmiastowa zmiana w kontekście twoich zadań, ma to straszny wpływ na twoją zdolność koncentracji. Rozwiązaniem tego problemu jest grupowanie zadań. Ta technika polega na grupowaniu powiązanych i podobnych zadań. Ogranicza to przełączanie kontekstu i przełączanie się między bardzo różnymi zadaniami.
Jedno podejście do zadania
Ciągła zmiana wpływa na koncentrację i wydajność. Wybierz jedno zadanie, nad którym będziesz pracować, poświęć mu całą swoją uwagę i niech to będzie jedyna rzecz, którą planujesz wykonać w określonym przedziale czasowym.
Korzystne jest również sporządzenie listy rzeczy do zrobienia, która zawiera wszystkie zadania. Dzięki temu możesz organizować i ustalać priorytety swojej pracy.
