Firma

Ile kosztuje wdrożenie ERP?

Wdrożenie systemu ERP wielu przedsiębiorcom kojarzy się ze skomplikowanym i kosztownym procesem. Obawiają się, że będzie czasochłonne i kosztowne. W efekcie odwlekają je w czasie lub wręcz całkowicie rezygnują. A to może być wbrew pozorom dużo bardziej kosztowne niż wdrożenie ERP w firmie. Przyjrzyjmy się kosztom, jakie mogą towarzyszyć procesowi wdrożenia systemu ERP i spróbujmy odpowiedzieć na pytanie: dlaczego Twojej firmy nie stać na to, żeby z niego zrezygnować?

Wdrożenie ERP — czynniki wpływające na cenę

Koszty wdrożenia systemu ERP (Enterprise Resource Planning) w małej lub średniej firmie zależne są od wielu czynników. Pierwszym jest oczywiście sam system, który chcemy wdrażać. Ceny rozwiązań różnych producentów mogą znacząco się różnić między sobą. Zależy to oczywiście od tego, jak rozbudowany jest system i na jakie potrzeby przedsiębiorstwa jest w stanie odpowiedzieć. Rozwiązania oferowane przez wiele małych, szerzej nieznanych firm, mogą wydawać się tanie, jednak oszczędność będzie pozorna. Szybko może okazać się, że narzędzie nie spełnia wszystkich wymogów, jakie stawia się współczesnym systemom ERP i nie pokrywa wszystkich potrzeb firmy. Konieczne jest rozbudowywanie jego funkcjonalności lub szukanie dodatkowych rozwiązań, które uzupełnią braki. A to — mówiąc brutalnie — mija się z celem wdrożenia ERP w organizacji. Co jeszcze może wpływać na cenę wdrożenia systemu ERP?

  1. Zakres projektu i wymagania biznesowe: liczba procesów biznesowych, które mają zostać zautomatyzowane lub zintegrowane, bezpośrednio wpływa na koszt procesu wdrożeniowego. Bardziej złożone wymagania biznesowe zwiększają czas i zasoby potrzebne do wdrożenia.
  2. Personalizacja i konfiguracja: stopień, w jakim system musi być dostosowany do specyficznych potrzeb firmy, może znacząco wpływać na koszty. W przypadku skomplikowanych procesów biznesowych, charakterystycznych dla danego przedsiębiorstwa, konieczne może być wykonanie dodatkowych personalizacji, aby system odpowiadał unikalnym procesom biznesowym firmy.
  3. Integracja z istniejącymi systemami: integracja nowego systemu ERP z istniejącymi aplikacjami i systemami (np. CRM, e-commerce, księgowość) może być jednym z największych wyzwań i generować dodatkowe koszty. Warto zawczasu sprawdzić, czy dany system integruje się z narzędziami, których już używamy w firmie. Przykładowo, system ERP Dynamics 365 Business Central należy do rodziny produktów Microsoft i naturalnie integruje się chociażby z narzędziami pakietu Microsoft 365 (dawniej Office 365). Tym samym nie ma potrzeby wykonywania dodatkowych, kosztownych połączeń.
  4. Wybór dostawcy oprogramowania: ceny różnią się w zależności od dostawcy i pakietu oprogramowania. Licencje na oprogramowanie mogą być sprzedawane jako subskrypcja chmurowa lub jako jednorazowy zakup, co różnie wpływa na początkowe i długoterminowe koszty.
  5. Infrastruktura i technologia: wybór między wdrożeniem chmurowym a on-premise może mieć znaczący wpływ na koszty. Wdrożenie chmurowe likwiduje potrzebę inwestycji we własną infrastrukturę IT. Ceny subskrypcji są nieporównywalnie niższe niż zakup i utrzymanie własnych serwerów.
  6. Dane i migracja danych: przenoszenie danych z posiadanych programów i narzędzi do nowego systemu może być czasochłonne i kosztowne, szczególnie jeśli dane są nieuporządkowane lub trzeba je konwertować.
  7. Zmiany w procesach biznesowych: wdrożenia ERP często wymagają zmian w istniejących procesach biznesowych. Koszt tych zmian, zarówno w zakresie czasu potrzebnego na ich implementację, jak i potencjalnych zakłóceń w działalności, również musi być uwzględniony.

Dlaczego posiadanie systemu ERP w firmie jest koniecznością?

Koszty wdrożenia systemu ERP nie powinny jednak przesłaniać korzyści, jakie to narzędzie może przynieść Twojej firmie. System ERP może bowiem znacząco usprawnić działanie Twojej firmy, uwolnić potencjał pracowników i znacząco wpłynąć na poprawę wyników przedsiębiorstwa. Przykładem takiego nowoczesnego rozwiązania jest Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dlatego należy traktować go jako inwestycję, a nie przykry wydatek. W dodatku inwestycję, która może zwrócić się w zaskakująco krótkim czasie. W jaki sposób systemy ERP poprawiają funkcjonowanie przedsiębiorstw?

  1. Integracja procesów biznesowych: system ERP integruje różne procesy biznesowe (jak finanse, sprzedaż, produkcja, zarządzanie zasobami ludzkimi) w jednym narzędziu, co ułatwia przepływ informacji między działami i zapewnia jednolitą bazę danych. Dzięki temu decyzje biznesowe mogą być podejmowane na podstawie spójnych i aktualnych danych.
  2. Automatyzacja rutynowych zadań, takich jak fakturowanie, zarządzanie zamówieniami, czy prowadzenie księgowości, znacząco zwiększa efektywność operacyjną. Pozwala to na ograniczenie błędów, zmniejszenie czasu potrzebnego na wykonanie pewnych operacji i lepsze wykorzystanie zasobów. Korzystając z systemu ERP, Twoi pracownicy przestają marnować czas na powtarzalne czynności, które nie mają realnego wpływu na rozwój firmy.
  3. System ERP oferuje zaawansowane narzędzia do zarządzania finansami, w tym budżetowania, prognozowania, zarządzania przepływami pieniężnymi, co pozwala na lepsze planowanie finansów i monitorowanie wyników w czasie rzeczywistym.
  4. Umożliwia lepsze zarządzanie zapasami, planowanie produkcji, a także monitorowanie i analizę dostawców i partnerów logistycznych. Dzięki temu możliwa jest optymalizacja łańcucha dostaw, redukcja kosztów i poprawa terminowości dostaw.
  5. Integracja danych dotyczących klientów w jednym systemie umożliwia lepszą obsługę, szybsze reagowanie na ich potrzeby i bardziej spersonalizowane podejście. To z kolei może prowadzić do zwiększenia zadowolenia klientów i budowania trwałych relacji.
  6. Dostęp do aktualnych i szczegółowych danych z różnych obszarów działalności firmy, pozwala na lepsze zrozumienie trendów rynkowych i wewnętrznych procesów. Dzięki temu kierownictwo może podejmować bardziej świadome decyzje strategiczne.
  7. Takie systemy projektowane są z myślą o elastyczności i skalowalności, co oznacza, że mogą rosnąć wraz z rozwojem firmy. W miarę jak przedsiębiorstwo się rozszerza, system ERP może być dostosowywany do nowych wymagań, bez konieczności całkowitej zmiany infrastruktury IT.
  8. System ERP pomaga w utrzymaniu zgodności z różnymi przepisami prawnymi i branżowymi poprzez automatyzację procesów związanych z raportowaniem, audytem i zarządzaniem ryzykiem. Dodatkowo, centralizacja danych i zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa chronią przed utratą danych i cyberatakami.

Przystępując do wdrożenia systemu ERP w organizacji, koniecznie należy wziąć powyższe czynniki pod uwagę. System, który nie spełnia powyższych wymogów, ciężko określić mianem ERP. Może on się wydawać tańszy od konkurencyjnych produktów, jak już jednak wspominaliśmy, ta oszczędność może być pozorna. Wdrożenie systemu ERP powinno być inwestycją, która przyniesie organizacji wymierne korzyści i szybko się zwróci. Mimo, iż pierwotne koszty mogą wydawać się wysokie, dobrze dobrany i wdrożony system będzie dla firmy ogromnym wsparciem.