Dokumenty sądowe nie są standardowymi, jakie posiadają firmy. Jeśli jednak z jakichś powodów je otrzymają, powinny przestrzegać wszelkich zasad bezpiecznego przechowywania. Są to szczególne akta, które wymagają odpowiedniego podejścia. Co przepisy mówią o przechowywaniu dokumentów prawnych? Wyjaśniamy!
Jak długo przechowujemy akta prawne?
Akta prawne to jedne z dokumentów wymagających długiego przechowywania. Wiele zależy jednak od charakteru sprawy, której dotyczą. I tak okres przechowywania wynosi:
-
50 lat – w przypadku niektórych spraw cywilnych,
-
30 lat – w przypadku spraw dotyczących spraw rejestrowych czy upadłościowych,
-
20 lat – w przypadku spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym.
Najbardziej zróżnicowane pod kątem okresu archiwizacji są sprawy karne. Niektóre dokumenty związane z nim przechowujemy aż 50 lat, podczas gdy inne – jedynie 3 lata. 50- letnia archiwizacja dotyczy też spraw z zakresu prawa rodzinnego. Dokumenty związane z unieważnieniem małżeństwa, przysposobieniem czy ustalaniem pochodzenia dziecka przechowujemy wieczyście.
Przechowywanie dokumentów prawnych – podstawowe zasady
Akta sądowe i inne dokumenty prawne muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach. Umieszczamy je w suchym, ciepłym miejscu, tak aby nie były narażone na działanie czynników szkodliwych. Ponadto nie mogą mieć do nich dostępu osoby trzecie. Obowiązkiem administratora danych jest zapewnienie spójności i kompletności dokumentów przez cały okres przechowywania. Jeśli chodzi o udostępnianie akt prawnych, to można to robić wyłącznie pod pewnymi warunkami. Trafiają one do osób, których dotyczą bądź ich pełnomocników. Kolejnym obowiązkiem jest każdorazowe sprawdzenie tożsamości osób, którym zostaną udostępnione dokumenty prawne. Chcesz wiedzieć, jak archiwizują je profesjonaliści? Sprawdź na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/akta-prawne/.
Dokumenty przechowywane okresowo i wieczyście
Przechowywanie większości dokumentów prawnych, choć długotrwałe, ma charakter okresowy. Oznacza to, że po upływie pewnego czasu można bezpiecznie je zniszczyć. Inaczej jednak w przypadku dokumentacji przechowywanej wieczyście. Przez 25 lat trzymamy ją w archiwum zakładowym, a następnie trafia do odpowiedniej jednostki Archiwum Państwowego. Przy czym przekazanie dokumentacji musi odbywać się zgodnie z wymogami prawnymi. Akt prawnych przechowywanych wieczyście nie można usunąć, natomiast istnieje możliwość umieszczenia ich w archiwum zewnętrznym na czas, w którym powinny przebywać w jednostce. Oferta firmy Rhenus Office Systems Poland, która specjalizuje się w pracy m.in. z dokumentami prawnymi, została przedstawiona poniżej https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/. Najczęściej korzystają z niej kancelarie prawne, które archiwizują sporą ilość akt. Niemniej jednak czasami trafiają one również do firm o innych profilach działalności. Ze względu na brak doświadczenia w obrocie tego typu dokumentacją, warto powierzyć ją specjalistom.
