Przeprowadzka firmy do nowego biura wymaga dobrego planu, podziału obowiązków i właściwego zabezpieczenia sprzętu, dokumentów oraz mebli. Warto zacząć przygotowania wcześniej i rozłożyć cały proces na kilka etapów: inwentaryzację, pakowanie, transport, przygotowanie nowego lokalu i uruchomienie stanowisk pracy. Dzięki temu łatwiej ograniczyć przestój firmy, uniknąć chaosu i zmniejszyć ryzyko zagubienia albo uszkodzenia wyposażenia.
Od czego zacząć planowanie przeprowadzki firmy?
Zanim pojawią się kartony i taśma do pakowania, dobrze rozpisać konkretny plan przeprowadzki. Przy małym biurze może wystarczyć lista zadań. Jeśli firma zajmuje kilka pomieszczeń i ma wiele stanowisk pracy, lepiej przygotować harmonogram z terminami i osobami odpowiedzialnymi za każdy etap.
Na początku ustal:
- datę opuszczenia starego biura,
- termin rozpoczęcia pracy w nowym miejscu,
- budżet,
- listę rzeczy do przewiezienia,
- sposób transportu komputerów i dokumentów,
- osoby odpowiedzialne za poszczególne działy,
- termin uruchomienia internetu i infrastruktury IT,
- sposób oznaczania kartonów, mebli i sprzętu.
Warto też wyznaczyć jednego koordynatora przeprowadzki. To właśnie z nim pracownicy, dział IT, administratorzy budynków i ekipa transportowa będą ustalać najważniejsze szczegóły.
Harmonogram przeprowadzki biura – co powinien zawierać?
Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy niemal wszystko zostaje na ostatnie kilka dni. Dlatego harmonogram najlepiej podzielić na etapy.
Kilka tygodni przed przeprowadzką
To czas na przygotowanie podstaw.
Warto wtedy:
- spisać wyposażenie,
- wybrać firmę przeprowadzkową,
- zaplanować układ nowego biura,
- sprawdzić dostęp do wind i miejsc załadunkowych,
- ustalić sposób przeniesienia infrastruktury IT,
- poinformować pracowników o terminie przeprowadzki.
Sprawdź też, czy wszystkie meble rzeczywiście warto zabierać. Stare krzesła, niesprawny sprzęt, nieużywane szafki czy segregatory zalegające od lat tylko zwiększą liczbę rzeczy do przewiezienia.
Przeprowadzka jest dobrym momentem na takie porządki.
Tydzień przed przeprowadzką
Można już zacząć pakować przedmioty, które nie są potrzebne na co dzień.
Przydadzą się:
- kartony w kilku rozmiarach,
- folia bąbelkowa,
- folia stretch,
- taśmy,
- etykiety,
- markery,
- zabezpieczenia do monitorów i innej elektroniki.
Każdy karton powinien od razu trafić do konkretnego miejsca w nowym biurze.
Zamiast pisać na nim tylko „biuro”, użyj dokładniejszego oznaczenia, np.:
Księgowość – dokumenty archiwalne – pokój 12.
Przy rozładunku od razu wiadomo wtedy, gdzie go postawić. Nie trzeba później przenosić tych samych rzeczy z pokoju do pokoju.
Jak zrobić inwentaryzację przed przeprowadzką?
Nie trzeba liczyć każdego kubka i zszywacza. Warto za to spisać rzeczy drogie, ważne lub potrzebne do normalnej pracy firmy.
Na liście mogą znaleźć się:
- komputery,
- monitory,
- drukarki,
- routery i inne urządzenia sieciowe,
- telewizory i projektory,
- sprzęt specjalistyczny,
- szafy i większe meble,
- dokumentacja firmowa.
Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu stanowiskach dobrze działa prosty system numerów. Komputer, monitor i komplet przewodów jednego pracownika mogą dostać ten sam numer.
Po przewiezieniu sprzętu łatwiej wtedy odtworzyć stanowisko bez szukania właściwej ładowarki czy kabla w kilku kartonach.
Jak bezpiecznie spakować sprzęt komputerowy?
Monitor czy komputer nie powinny być pakowane tak samo jak segregatory i materiały biurowe. Elektronika wymaga lepszego zabezpieczenia.
Przed rozłączeniem stanowiska można zrobić zdjęcie przewodów albo oznaczyć je małymi etykietami. Późniejsze podłączanie sprzętu zajmie dzięki temu mniej czasu.
Szczególnie ostrożnie warto przewozić:
- monitory,
- komputery stacjonarne,
- serwery,
- urządzenia sieciowe,
- drukarki,
- sprzęt audiowizualny.
Jeśli zostały oryginalne pudełka po monitorach, warto je wykorzystać. Gdy ich nie ma, ekran trzeba zabezpieczyć materiałem amortyzującym i unieruchomić na czas transportu.
Nie pakuj też przypadkowo komputerów, przewodów i monitorów do jednego dużego pudła. Na miejscu szybko zrobi się z tego plątanina sprzętu, którego nikt nie potrafi przypisać do konkretnego stanowiska.
Co zrobić z dokumentami podczas przeprowadzki biura?
Dokumenty najlepiej potraktować jako osobną część przeprowadzki.
Segregatory i pudła powinny mieć oznaczenia, dzięki którym pracownicy rozpoznają ich zawartość. Na zewnętrznych etykietach nie należy jednak umieszczać danych osobowych ani niepotrzebnych informacji poufnych.
Większej uwagi wymagają zwłaszcza materiały zawierające:
- dane pracowników,
- informacje o klientach,
- dokumentację księgową,
- akta kadrowe,
- informacje handlowe,
- umowy.
Takie dokumenty nie powinny przez kilka godzin stać bez nadzoru przy wejściu, na korytarzu czy obok samochodu. Dostęp do nich powinny mieć wyznaczone osoby, a po przewiezieniu warto od razu umieścić je w odpowiednich szafach lub pomieszczeniach.
Jak przygotować nowe biuro przed przeprowadzką?
Samochód z komputerami i biurkami nie powinien przyjechać do miejsca, w którym dopiero trzeba zastanowić się, gdzie ustawić stanowiska.
Przed dniem przeprowadzki sprawdź:
- gniazdka i dostęp do prądu,
- internet i sieć firmową,
- ustawienie biurek,
- oświetlenie,
- miejsce dla drukarek i urządzeń wspólnych,
- rozmieszczenie regałów i szaf,
- przejścia między stanowiskami,
- dostęp do poszczególnych pomieszczeń.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że pracownik powinien mieć przy stanowisku odpowiednią przestrzeń, a dojście do niego musi pozwalać na bezpieczne i swobodne poruszanie się.
Przydatny jest też prosty plan nowego biura z numerami pomieszczeń. Jeśli numer pokoju pojawi się również na kartonie, ekipa od razu wie, gdzie zostawić daną rzecz.
Jak wybrać firmę do przeprowadzki biura?
Przeprowadzka biura to nie tylko przewiezienie kilku szaf i biurek. Dochodzą komputery, dokumenty, urządzenia sieciowe, kilkanaście lub kilkadziesiąt stanowisk i presja, żeby firma jak najszybciej wróciła do normalnej pracy.
Przed wyborem wykonawcy sprawdź:
- czy ma doświadczenie w przeprowadzkach firm,
- co dokładnie obejmuje cena,
- kto zabezpiecza sprzęt i meble,
- czy ekipa demontuje i ponownie składa meble,
- jak liczony jest czas pracy,
- jakie obowiązują zasady odpowiedzialności za przewożone rzeczy,
- ile osób przyjedzie do realizacji zlecenia.
Przykładem firmy wykonującej transport i przeprowadzki biur we Wrocławiu jest metrans-wro.pl. Przed zleceniem transportu warto dokładnie podać liczbę stanowisk, ilość mebli, piętra, dostęp do windy oraz adresy obu lokalizacji. Na tej podstawie łatwiej otrzymać wycenę odpowiadającą rzeczywistemu zakresowi prac.
Jak ograniczyć przestój firmy podczas przeprowadzki?
Kilka godzin transportu może kosztować mniej niż dzień, w którym pracownicy nie mają internetu, telefonów albo dostępu do potrzebnych systemów.
Dlatego nie trzeba uruchamiać całego biura naraz. Najpierw powinny zacząć działać stanowiska i urządzenia potrzebne do podstawowej obsługi firmy.
Przykładowa kolejność może wyglądać tak:
- infrastruktura sieciowa,
- dział IT,
- obsługa klienta,
- sprzedaż,
- księgowość i administracja,
- pozostałe stanowiska.
Jeżeli charakter pracy na to pozwala, część zespołu może przez krótki czas pracować zdalnie.
Sam transport warto z kolei zaplanować po godzinach, wieczorem albo w dzień, w którym firma ma mniej klientów i zamówień.
Przeprowadzka firmy krok po kroku
Cały proces łatwiej kontrolować, gdy podzielisz go na proste etapy.
1. Ustal termin
Wybierz datę, która daje czas na spakowanie starego biura i przygotowanie nowego.
2. Wyznacz koordynatora
Jedna osoba powinna pilnować terminów, transportu i komunikacji między pracownikami a wykonawcami.
3. Zrób inwentaryzację
Sprawdź, co jedzie do nowej siedziby. Rzeczy zbędne można sprzedać, przekazać albo zutylizować zgodnie z obowiązującymi zasadami.
4. Przygotuj nowe biuro
Internet, instalacja elektryczna, dostęp do pomieszczeń i rozmieszczenie stanowisk powinny być gotowe przed przyjazdem transportu.
5. Oznacz mienie
Każdy karton, mebel i zestaw sprzętu powinien mieć przypisane miejsce docelowe.
6. Zabezpiecz sprzęt i dokumenty
Komputery, monitory oraz poufne materiały pakuj osobno i z większą ostrożnością.
7. Przeprowadź transport
Jeśli jest taka możliwość, jedna osoba może pilnować załadunku w starym biurze, a druga przyjmować rzeczy w nowej siedzibie.
8. Sprawdź wyposażenie
Po rozładunku porównaj przewiezione rzeczy z przygotowaną wcześniej listą.
9. Uruchom najważniejsze stanowiska
Najpierw powinny działać systemy i komputery potrzebne do obsługi klientów oraz prowadzenia podstawowych procesów firmy.
Najczęstsze błędy podczas przeprowadzki firmy
Dwadzieścia komputerów, kilkadziesiąt krzeseł, stoły, dokumenty, sprzęt z kuchni i szafy zajmują zwykle więcej miejsca, niż można ocenić na pierwszy rzut oka. Niedoszacowanie liczby rzeczy jest jednym z częstszych problemów przy przeprowadzce.
Chaos powodują też:
- kartony bez opisów,
- brak inwentaryzacji,
- niedziałający internet w nowej siedzibie,
- demontaż wszystkich mebli dopiero ostatniego dnia,
- źle zabezpieczone monitory,
- brak osoby koordynującej prace,
- niesprawdzony dostęp do windy,
- brak miejsca do zaparkowania samochodu,
- rozpoczęcie pakowania dopiero w dniu przeprowadzki.
Prosty harmonogram i wcześniejsze sprawdzenie obu lokalizacji pozwalają uniknąć większości takich problemów.
Ile kosztuje przeprowadzka biura?
Cena zależy od tego, ile rzeczy trzeba przewieźć i jak trudny będzie sam transport. Małe biuro z kilkoma stanowiskami to zupełnie inne zlecenie niż przeprowadzka firmy zajmującej kilka pięter.
Na koszt wpływają między innymi:
- liczba stanowisk,
- liczba i wielkość mebli,
- liczba osób potrzebnych do przenoszenia,
- piętro,
- dostęp do windy,
- możliwość podjazdu pod budynek,
- odległość między adresami,
- demontaż i ponowny montaż mebli,
- pakowanie,
- przewidywany czas pracy.
Sama stawka godzinowa nie zawsze mówi więc wiele. Lepiej poprosić wykonawcę o wycenę konkretnego zakresu prac i dopiero wtedy porównać kilka ofert.
Najważniejsze wnioski
- Przeprowadzka firmy przypomina mały projekt logistyczny, a nie zwykłe przewiezienie mebli.
- Przygotuj harmonogram i wyznacz osobę, która będzie pilnować całego procesu.
- Przed pakowaniem spisz komputery, monitory, ważne dokumenty i pozostałe cenne wyposażenie.
- Oznacz kartony nazwą działu oraz numerem pomieszczenia w nowym biurze.
- Sprawdź wcześniej internet, prąd i ustawienie stanowisk.
- Infrastrukturę IT warto uruchomić jeszcze przed rozpoczęciem normalnej pracy zespołu.
- Najważniejsze stanowiska uruchamiaj jako pierwsze.
- Przy wyborze firmy przeprowadzkowej patrz nie tylko na cenę, ale również na zakres usługi, doświadczenie i sposób zabezpieczenia mienia.
FAQ
Ile wcześniej zacząć planować przeprowadzkę firmy?
Przy małym biurze przygotowania mogą potrwać stosunkowo krótko, ale większą przeprowadzkę warto zacząć planować kilka tygodni wcześniej. Trzeba mieć czas nie tylko na pakowanie, lecz także na przygotowanie internetu, nowej przestrzeni, transportu i stanowisk pracy.
Jak spakować dokumenty podczas przeprowadzki biura?
Podziel dokumenty według działów i włóż je do zamykanych, opisanych pudeł. Materiały z danymi osobowymi albo poufnymi informacjami powinny być dodatkowo zabezpieczone i dostępne tylko dla wyznaczonych osób.
Jak oznaczać kartony podczas przeprowadzki firmy?
Najprostsze oznaczenie zawiera nazwę działu, rodzaj zawartości i numer pokoju docelowego. Może to być np. „Marketing – materiały biurowe – pokój 8”.
Czy warto przeprowadzać firmę w weekend?
Tak, jeśli firma nie pracuje wtedy normalnie. Transport w weekend lub po godzinach może skrócić przestój, ale wcześniej trzeba sprawdzić, czy w tym czasie będzie możliwy dostęp do obu budynków.
Co przewieźć do nowego biura w pierwszej kolejności?
Najpierw warto zająć się sprzętem potrzebnym do uruchomienia firmy: urządzeniami sieciowymi, komputerami kluczowych pracowników, infrastrukturą IT i niezbędnymi dokumentami.
Kto powinien odpowiadać za przeprowadzkę firmy?
Najlepiej wyznaczyć jednego koordynatora. Poszczególne działy mogą mieć własne osoby odpowiedzialne za pakowanie, ale ktoś powinien pilnować całego harmonogramu, transportu i kontaktu między wszystkimi uczestnikami przeprowadzki.
