Gotowość danych do e-fakturowania w Polsce: Jak przygotować dane podstawowe ERP na potrzeby KSeF

Podłączenie systemu ERP do KSeF to tylko jeden z elementów przygotowania do e-fakturowania. Znacznie bardziej złożone wyzwania mogą dotyczyć samego systemu ERP. Numer identyfikacji podatkowej klienta może być nieaktualny. Dostawca może występować w danych podstawowych podwójnie. Adres może być zapisany w polu, z którego nie korzysta interfejs fakturowania. Kod podatkowy może działać prawidłowo w obecnym procesie fakturowania, ale nie być odpowiednio stosowany w przypadku faktury ustrukturyzowanej.

Takie problemy istniały od zawsze. Różnica polega na tym, że w przypadku faktury PDF pracownik działu finansowego często mógł wychwycić nieprawidłowości przed jej wysłaniem i skorygować je ręcznie. Jest to znacznie trudniejsze, gdy faktury są generowane na podstawie danych ustrukturyzowanych.

Projekt KSeF zaczyna się od danych w systemie ERP

Projekty związane z KSeF często rozpoczynają się od pytań technicznych. Który system ERP zostanie połączony z KSeF? Jak będzie działać API? W jaki sposób faktury będą przesyłane? Jak odpowiedzi zwrotne będą trafiać do systemu? Na te pytania trzeba znaleźć odpowiedzi, ale nie rozwiążą one problemów związanych z jakością danych.

Rozważmy prosty przykład. Firma posiada w swoim systemie ERP 20 000 klientów. Większość rekordów jest prawidłowa, jednak niektóre zawierają brakujące lub nieaktualne informacje. Integracja z KSeF może działać dokładnie zgodnie z założeniami. Problem polega na tym, że podczas generowania faktur system nadal będzie korzystał z nieprawidłowych danych.

W rezultacie powstaje problem z fakturą, który wygląda na problem integracyjny, ale jego źródłem są dane podstawowe. Dlatego wymagania dotyczące e-fakturowania w Polsce należy rozpatrywać łącznie z jakością danych w systemie ERP, a nie jako odrębne działanie związane z zapewnieniem zgodności z przepisami.

Identyfikatory podatkowe wymagają osobnej weryfikacji

Identyfikatory podatkowe również mają istotne znaczenie i nie powinny być traktowane jako kolejny zwykły element danych klienta. Zgodnie z informacjami zawartymi w dokumencie informacyjnym FA(3), NIP jest polem obowiązkowym w strukturze identyfikacji nabywcy lub sprzedawcy, natomiast inne pola stają się obowiązkowe w zależności od rodzaju transakcji.

Dlatego sprawdzenie, czy NIP znajduje się w systemie ERP, jest dla zespołu ERP dopiero pierwszym krokiem. Należy również zadać następujące pytania:

• Czy właściwy numer NIP jest przypisany do odpowiedniego podmiotu prawnego?
  
• Czy jest zapisany w polu systemu ERP wykorzystywanym przez interfejs fakturowania?
  
• Czy ta wartość trafia do właściwego elementu XML?
  
• Czy dane dotyczące kraju i podatków są zgodne?
  
• Czy zduplikowane rekordy klientów lub dostawców powodują konflikty w danych?
  

Numer identyfikacji podatkowej zapisany w bazie danych ERP nie będzie pomocny, jeśli interfejs KSeF pobiera informacje z innego pola.

Rozwiązanie do e-fakturowania w Polsce powinno mapować prawidłowy identyfikator podatkowy z systemu ERP do wymaganego pola KSeF.

Dane adresowe również mogą sprawiać problemy

Złożoność danych adresowych to kolejny aspekt, któremu należy poświęcić więcej uwagi. Duże organizacje korzystają z różnych adresów w zależności od tego, czy chodzi o adres siedziby firmy, adres do fakturowania, adres dostawy czy adres oddziału. Samo istnienie różnych adresów nie stanowi problemu. Kluczowe jest to, w jaki sposób system je rozróżnia i zapewnia przechowywanie właściwych informacji.

Przed uruchomieniem systemu warto sprawdzić pola adresowe w systemie ERP i zapewnić odpowiednie zasady zarządzania tymi danymi. Jeśli system ERP nie potrafi rozróżniać poszczególnych typów adresów, należy rozwiązać ten problem przed automatyzacją procesu generowania faktur.

Nie pozwól, aby KSeF ujawnił Twoje problemy

Poleganie na odrzucanych fakturach jako sposobie poprawy jakości danych nigdy nie jest dobrym rozwiązaniem. Otrzymując informację o odrzuceniu faktury, wiesz, że coś jest z nią nie tak, ale niekoniecznie wiesz, co jest nieprawidłowe w danych klienta, dostawcy lub dokumentacji podatkowej.

Takie problemy znacznie łatwiej rozwiązać jeszcze przed rozpoczęciem właściwych prac. System ERP może na przykład sprawdzić, czy wszystkie wymagane pola dotyczące danego klienta zostały uzupełnione oraz czy wartość, którą próbujesz zmapować z systemu źródłowego do struktury FA(3), jest prawidłowa.

W tym miejscu przygotowanie do KSeF staje się zagadnieniem związanym z procesami biznesowymi, a nie wyłącznie projektem IT. Dział finansowy zauważa, że numer podatkowy klienta jest nieprawidłowy. Dział IT zarządza odpowiednim polem w systemie ERP, dział sprzedaży odpowiada za relację z klientem, a inny zespół może być odpowiedzialny za utrzymywanie danych podstawowych klientów.

Kto odpowiada za naprawienie problemu?

Przed uruchomieniem systemu organizacje powinny uzgodnić odpowiedzialność za takie obszary jak:

• Dane klientów i dostawców
  
• Dane podatkowe
  
• Dane adresowe
  
• Mapowanie danych pomiędzy ERP a XML
  
• Reguły walidacji
  
• Wyjątki związane z fakturami
  
• Korygowanie i uzupełnianie danych
  

Sama integracja KSeF w Polsce nie rozwiąże problemu braku jasno określonego podziału odpowiedzialności. Nawet prawidłowo działający technicznie system wymaga zaangażowania osób odpowiedzialnych za utrzymywanie informacji, które go zasilają.

Nie zapominaj o fakturach przychodzących

Uwaga organizacji zazwyczaj koncentruje się na fakturach, które sama wystawia. Proces obsługi zobowiązań (Accounts Payable – AP) wymaga jednak równie starannego przygotowania.

Przychodzące faktury ustrukturyzowane muszą być odbierane, interpretowane i dopasowywane do informacji o dostawcach już zapisanych w systemie ERP. Proces AP powinien również uwzględniać sposób postępowania w sytuacji, gdy informacje zawarte na otrzymanej fakturze nie są zgodne z danymi dostawcy w systemie.

Jeśli takie wyjątki nie zostaną uwzględnione w procesie, zespoły AP mogą być zmuszone do ręcznej weryfikacji faktur, które miały być obsługiwane w ramach zautomatyzowanego przepływu pracy.

Dane podstawowe wymagają uwagi również po uruchomieniu KSeF

Czyszczenie danych w systemie ERP przed wdrożeniem KSeF nie oznacza zakończenia całego procesu. Do systemu będą dodawani nowi klienci. Dostawcy będą aktualizować swoje dane. Firmy będą przechodzić restrukturyzacje lub łączyć się z innymi podmiotami. Informacje podatkowe będą ulegać zmianom. Konfiguracje systemu ERP również będą aktualizowane z biegiem czasu.

Dlatego odpowiednie mechanizmy kontroli muszą być utrzymywane także po uruchomieniu systemu.

Nowy klient powinien mieć uzupełnione wszystkie wymagane informacje, zanim zostanie uwzględniony w procesie fakturowania. Zmiany istotnych danych podatkowych powinny podlegać procedurze zatwierdzania. Zduplikowane rekordy powinny być regularnie identyfikowane. Każda zmiana w mapowaniu danych pomiędzy ERP a KSeF powinna zostać sprawdzona przed wdrożeniem na środowisku produkcyjnym.

Bez takich mechanizmów organizacja rozpocznie pracę z uporządkowanymi danymi, ale z czasem ponownie zacznie napotykać te same problemy, które występowały przed wdrożeniem.

Dobre przygotowanie do KSeF zaczyna się jeszcze przed wystawieniem faktury

KSeF jest często opisywany w kontekście integracji API, struktury XML i terminów wdrożenia. Wszystkie te elementy są ważne, ale stanowią jedynie część całego procesu wdrożeniowego.

Każda faktura ustrukturyzowana opiera się ostatecznie na danych biznesowych. Nieprawidłowe dane klientów i niekompletne informacje podatkowe nie zostaną naprawione wyłącznie dzięki procesowi integracji.

Aby odpowiednio przygotować firmy do wdrożenia wymagań dotyczących e-fakturowania w Polsce, należy przede wszystkim rozpocząć od danych biznesowych przechowywanych w systemie ERP. Warto przeanalizować dane podstawowe, zidentyfikować pola wykorzystywane podczas wystawiania faktur, jasno określić odpowiedzialność za ich korygowanie oraz zweryfikować poszczególne scenariusze w oparciu o rzeczywiste procesy biznesowe organizacji.