Zarówno w normie “ISO 37301:2021 Compliance management systems — Requirements with guidance for use”, jak “ ISO 37001:2016 Anti-bribery management systems — Requirements with guidance for use” w swoich wymaganiach mają zdefiniowane działanie związane z prowadzeniem dochodzeń wewnętrznych. Obie normy są dziełem tego samego komitetu ISO/TC 309, który dla wsparcia implementacji tego wymagania opracował przewodnik – „ISO/TS 37008:2023 Internal investigations of organizations — Guidance”. A w niniejszym artykule, jak to się robi w praktyce.
Wprowadzenie do dochodzeń wewnętrznych.
Dochodzenia wewnętrzne są kluczowym elementem w zakładaniu i utrzymaniu wysokich standardów etycznych w każdej organizacji. Ich skuteczność wykracza daleko poza samo ustalenie faktów naruszenia – pomagają one w budowaniu zaufania wśród pracowników oraz promowaniu kultury uczciwości i transparentności działania. W tym artykule zgłębimy, jak prowadzić dochodzenia w taki sposób, aby były one korzystne dla organizacji i jej pracowników.
Staranne przyjęcie i wstępna ocena zgłoszeń.
Pierwszym krokiem w procesie dochodzenia jest dokładna dokumentacja i ocena zgłoszeń nadużyć. Każde zgłoszenie, niezależnie od kanału przez który zostało przesłane, musi być traktowane z należytą powagą i uwagą. W tej części przedstawimy, jakie kroki należy podjąć, aby zapewnić, że proces dochodzeniowy rozpoczyna się od solidnej podstawy.
Nie popadaj w zakochanie w teorii.
Raporty mogą zawierać konkretne zarzuty lub przedstawiać szersze twierdzenia. Śledczy stają przed zadaniem rozważenia różnych scenariuszy, które mogą wyjaśniać dane lub muszą opracować szereg teorii pasujących do przedstawionych informacji. Istnieje pokusa, aby skoncentrować się na teorii, która na pierwszy rzut oka wydaje się najbardziej prawdopodobna. Niemniej jednak, nie można pozwolić, by zaślepiło to ocenę innych możliwości. Koncentracja na potwierdzaniu wybranej teorii może prowadzić do stronniczości potwierdzającej, co oznacza interpretowanie faktów jako wspierających daną teorię, przy jednoczesnym ignorowaniu danych, które mogą ją obalać.
Śledczy ma za zadanie odnaleźć fakty, a nie potwierdzać lub obalać hipotezy. Ważne jest, aby przez cały czas dochodzenia zachować otwartość umysłu i aktywnie poszukiwać alternatywnych wyjaśnień dla dowodów. Śledczy powinni oceniać każdą informację z perspektywy obrońcy oskarżonej osoby, zawsze poddając w wątpliwość swoje teorie. Najskuteczniejszym sposobem na potwierdzenie teorii jest wyeliminowanie wszystkich innych możliwych wyjaśnień.
Znajdź czas na wezwanie wsparcia.
Śledczy powinni rozpoznać moment, gdy konieczne jest zaangażowanie dodatkowych zasobów lub specjalistycznej pomocy z zewnątrz. Organizacje powinny akceptować, że mogą pojawić się sytuacje, kiedy tymczasowe wsparcie jest niezbędne. Są trzy główne powody, dla których warto skorzystać z zewnętrznego wsparcia w dochodzeniach: specjalistyczna wiedza, wydajność i niezależność.
Specjalistyczna wiedza jest kluczowym aspektem, z którym niektórzy śledczy mogą mieć trudności. Trudno może być przyznać, że brakuje określonych umiejętności, czy że nikt w zespole nie posiada potrzebnych kompetencji. Jest długa lista przypadków, kiedy brak odpowiednich kwalifikacji doprowadził do błędów. Specjalistyczna wiedza może dotyczyć zarówno technicznych aspektów dochodzenia, jak i miękkich umiejętności, takich jak komunikacja w obcym języku czy analiza dokumentów.
Wydajność to zdolność do szybkiego i efektywnego zareagowania na pilne sprawy, przy jednoczesnym balansowaniu innych obowiązków. Dochodzenia wymagają poświęcenia odpowiedniej ilości czasu, a czasami mogą być bardziej czasochłonne niż się początkowo wydawało. Umiejętność rozpoznania, kiedy potrzebna jest pomoc, jest nieoceniona.
Niezależność jest ostatnim, ale nie mniej ważnym czynnikiem. Śledczy muszą być wolni od jakichkolwiek realnych czy postrzeganych konfliktów interesów. Odkrycie problemów z niezależnością po zakończeniu dochodzenia może być dla organizacji dewastujące. Należy więc zapewnić, że wszyscy uczestnicy dochodzenia zostają właściwie zweryfikowani pod kątem niezależności, zanim przystąpią do pracy.
Zastosowanie nowoczesnych narzędzi.
Dzisiaj dochodzenia przeprowadza się w zupełnie inny sposób niż kiedyś – już nie tylko przez wertowanie stosów dokumentów czy przesłuchiwania. Choć wywiady pozostają kluczowym elementem, a niektóre dokumenty nadal wymagają przejrzenia, obecnie częściej występują one w formie cyfrowej. Wiele kroków dochodzenia wiąże się z analizą cyfrowych śladów działań i transakcji w skomplikowanych systemach IT.
Współczesne dochodzenia wymagają od nas użycia zaawansowanych technik analitycznych do ekstrakcji i analizy danych z różnorodnych źródeł. Zarządzanie sprawami jest efektywniejsze dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu. Prezentacja danych i ustaleń dochodzeniowych zyskuje na przejrzystości, gdy korzysta się z wizualizacji i innych narzędzi raportowych.
Zespoły dochodzeniowe muszą dysponować techniczną wiedzą i narzędziami pozwalającymi na efektywne przeprowadzenie dochodzenia w nowoczesnym środowisku. Odrzucanie tych narzędzi może prowadzić do niepowodzenia.
Znaczenie dobrej rozmowy.
Mimo roli technologii, analizy danych i przeglądu dokumentów, niezbędne pozostaje przeprowadzenie wywiadów z ludźmi. Zanim rozpocznie się rozmowy, warto przeprowadzić możliwie jak najwięcej analiz danych i przeglądów dokumentów, co sprawi, że wywiady będą bardziej merytoryczne.
Skuteczne techniki wywiadowcze są obszerne i nie zmieszczą się w jednym artykule, ale istotne jest unikanie dwóch biegunów: słabego przygotowania i nadmiernej sztywności, która blokuje elastyczność w prowadzeniu rozmowy. Z jednej strony wywiady powinny mieć dobrze przygotowany plan i cele, z drugiej – należy być gotowym na zmianę kierunku, jeśli sytuacja na to wskazuje.
Skuteczni ankieterzy wchodzą w każdą rozmowę z planem, ale są także gotowi na jego modyfikację, jeśli okoliczności na to pozwalają. Ta zdolność wynika z doświadczenia i odpowiedniego szkolenia.
Dokumentacja procesu dochodzeniowego.
Dokumentacja jest kluczowa na każdym etapie dochodzenia. Należy szczegółowo odnotowywać chronologię badanych wydarzeń, zastosowane procedury, ich wyniki oraz wszelkie modyfikacje planu dochodzenia. W przyszłości może się okazać konieczne uzasadnienie dlaczego pewne kroki zostały, lub nie, podjęte. Pamięć ludzka jest ulotna, zapisane dokumenty – nie.
Staranne tworzenie raportów.
Wiele dobrze przeprowadzonych dochodzeń zostało zepsutych przez pochopnie napisane raporty końcowe. Pisanie raportów to etap, na którym nie należy oszczędzać czasu, szczególnie gdy istnieje ryzyko, że raport zostanie wykorzystany w sądzie lub zostanie szeroko rozpowszechniony. Raporty powinny być dokładne i kompleksowe, zawierać opis wszystkich procedur wraz z wynikami, nawet jeśli te są sprzeczne z ostatecznymi wnioskami.
Zadaniem śledczego jest przedstawienie faktów, nie udowadnianie swoich racji. Niniejszy artykuł stanowi syntetyczne ujęcie tematu przedstawione w artykule „Conducting An Effective And Efficient Internal Investigation” autorstwa Gerry Zack, opublikowanego w magazynie Risk & Compliannve 04’2023.
Więcej informacji znajdziesz na naszym blogu na stronie firmowej: https://coe.biz.pl
